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機關公文寫作特點淺見
文章出處:  文章作者:  添加時間:2013-07-09 11:22:38  點擊次數:
 

公文是公務文書的簡稱,公文寫作就是公務文書的起草,這是機關的日常基礎工作之一。要想起草好公文,就得了解公文的特點。那么公文不同于其他應用文體的獨特之處在那里?本文從三個方面談談對公文寫作的淺見。

一、寫作的受命性

公 文的內容,時間,形式,要按照領導的意圖,或決策層和全體成員意愿,在相關主要領導人的授意下進行“遵命”寫作。這是公文寫作的雙主體性所決定的。因此公 文寫作是命題作文、“奉命作文”,必須按領導意圖,組織要求來寫。這一點與文學創作等其他寫作最大的不同點。因此,能否貫徹領導意圖,充分表達組織意愿, 是衡量公文寫作是否成功的一個重要標準、標尺。

領 導意圖,組織意愿,只是個籠統的說法,在現實的工作中,領導同志發現了某種情況,產生了某種想法,提出了某種要求,并想通過文字將這些想法、要求、情況來 上傳或者下達的時候,就產生了起草、制發公文的動機。一般來說,領導同志交待發文意圖有時候可能詳細一點,有時候往往比較原則,也可能三言二語,只是一個 粗線條的輪廓。如何才能在起草文件時正確體現領導意圖?要針對不同的情況具體問題具體分析。一是對于領導交待清楚明確的,直接按領導的意見辦。二是領導交 待簡單的,要在接受起草任務以后,根據領導的交待進一步的思考,要結合當前點、面工作情況等去領導同志的意圖,以進一步細化、深化。三是有時候領導意圖沒 有點破,要靠工作實踐中去理解和揣摩。

二、代機關立言

公文的法定“作者”是各級機關,公文就是傳達機關聲音的“載體”、“傳聲筒”。或是為了傳達上級精神,或是為了指導實際的工作,或是處理工作中的問題,或是聯系公務、交流情況。“代機關立言”,其本質是機關意志的體現,這也是公文最重要的職責、使命之所在。

過 去人們常常講立行、立功、立德、立言,立言最難。公文寫作與立言十分相似,白紙黑字落實到書面上,來不得半點差錯和馬虎。既便出錯能改,可是造成的影響無 法挽回。從這個角度講,公文要代機關立好言不容易,要達到立得住、立得牢、立得穩的總要求,必須注意以下八個方面的具體問題:

一 是要合法。政治和法律問題這是公文的底限,立得住、立不住的關鍵所在就是不出政治問題、不違反法律。這些問題好象離我們的日常業務工作很遠,說遠其實也不 遠。比如說有關政治性詞匯的表述和提法,使用時就必須跟上級的說法保持高度一致。比如常見的“高舉中國特色社會主義偉大旗幟,全面貫徹黨的十七大六中全會 精神,以鄧小平理論和“三個代表”重要思想為指導,深入貫徹落實科學發展觀”等等,要注意與上級保持一致,不能創新。再有就是要有法律意識。盡管基層單位 絕大部分業務內容是落實執行上級政策的事,但也要制定印發一些規范性文件,對此一定要慎之又慎,該征求意見的征求意見,該走的程序要堅持,該上會研究的就 得集體通過,寧可出得慢些、晚一些,不能出差錯,不能捅漏子。再次不能同以往系統、行業規定、辦法相違背。政策打架,讓下面無所適從不行。要注意眼睛要往 前看,前面制定的制度規定辦法是否還在繼續使用,執行新的就要廢止舊的。第四就是一定要切實可行。辦不到的不能寫。眼睛要向下看,了解基層的實際,根據上 級的要求,結合本地實際提出切實可行的措施意見。行不通的不宜寫進文件。

二 是要鮮明。公文則是“有為而作”,是根據實際需要,為了達到某個具體目的而寫的,是用來解決實際問題的,不能象文學作品那樣隱誨、曲折,讓讀者自己去理 解。為此要做到有什么說什么,直言不諱,明確表態;贊成什么,反對什么,提倡什么,禁止什么,哪些成績應該表揚,哪些缺點需要克服,哪些經驗應該吸取,哪 些問題需要解決都應旗幟鮮明,含混不清不行。不論是上行文,還是下行文,要 辦什么事,想解決啥問題,一定要清清楚楚、明明白白地表達出來。否則的話,往往耽誤運作,造成工作被動。分不清主次,沖淡主題是影響主題鮮明的一個重要問 題。有的公文寫著、寫著就偏離主題,枝蔓叢生,雜亂無章,讓人不得要領。人家都說花開一朵,各表一枝。往往是寫起來剎不住車,花開朵朵,淹沒樹枝。刪繁就 簡三秋樹,領新標新二月花。公文寫作主題的鮮明就是要追求這么一種效果。秋天的樹大部分葉子已經調零,枝枝杈杈就突顯出來了。又好比畫一幅梅花,筆下的銅 枝鐵干遒勁有力,枝上略微點上幾點梅花,給人一種雪后一枝梅的清新,仿佛能聞到傲雪開放的清香。公文寫作就要借鑒這種方法來突出主題。

三 是要得體,就是說行文語言、語氣一定要符合制發機關身份,因此起草的時候就有個角度轉換的問題。用一句通俗的話來說,就是應該做到身在卒位,胸為帥謀。同 演講一樣,要看什么人講,對什么人講,不同的時間、地點、場合都要具體問題具體分析,到什么山唱什么歌。根據機關層次來講,一般來說,級別高的機關,處于 領導層,行文站位高,多講一些整體工作情況,提一些原則性宏觀的要求;低層次的單位屬執行層,行文立足本單位實際,就必須明確具體的有可操作性的措施。另 外,還有一個根據不同行文對象選擇恰當的語言、口氣的問題,向上級機關匯報工作、反映情況,要實實在在,一是一,二是二,成績不夸大,問題不隱瞞。尤其是 對成績,不要把話說得太滿,不要講過頭話,不要動輒就取得了突破性進展,達到了國際領先水平,填補某項空白,取得了顯著的成效等等,應盡量用事實說話,用 數據說話,不過多地堆砌修飾性用語,要追求一種平實、質樸的文風。向上行文,就和平和、謙恭、用“懇請上級幫助解決”這樣的語句以體現對上級的尊重。不能 用“請盡快批復“,請督促盡快解決等不適當的語氣。平行的商洽性的行文應當謙遜和藹,不可居高凌下,盛氣凌人。但是也沒必要過分謙虛。向下行文,形勢、道 理要講清講透,讓大家不僅知道要干什么嗎,還得知道為什么要這樣干,讓大家干得心悅口服才行,不能讓人家覺得你是高高在上,發號施令。此外,還要結合具體 的工作環境,如防汛形勢十分嚴峻了,緊急通知就得體現防汛工作的緊張氣氛,不能在一字一句精雕細刻而影響時效。

四 是要準確。準確是公文的生命線。要把文件寫準確,首先是選詞造句要推敲,把握好詞語的內涵和外延,具體來說,一個詞、一句話只能有一個解釋,不能這樣理解 也行,那樣理解也中,更不能給那些善于從文件上找空子的人留下可乘之機。尤其是一些比較低級的錯誤,如成立領導小組把領導同志和其他同志的名字與職務搞 錯,或把名字寫白等。這在會議紀要的起草時也經常出來類似問題。其次注意詞語搭配、組成句子要符合語法邏輯,講不通才行。比如“要高度重視今年我省黃河防 凌形勢”這句話,認真分析一下,我們一般說面臨的形勢嚴峻,形勢怎么能夠重視起來呢,高度重視某項工作講得過去,重視形勢恐怕講不通。這就是搭配不當的例 子。再如“堅決杜絕類似現象再次發生”。現象如何能發生,現象是出現,事件是發生。應該改成堅決杜絕事件再次發生。有時模糊也是一種精確。有些工作不好定 量,只好定性,這時候要用模糊語言。使用模糊語言有些特定標志,比如:表時間有“目前,近來,當前,日前”;表范圍的有:“有關、相關”;表條件的有:經 研究,因工作需要等等。模糊語言使用的好,一樣可以達到精確的目的。

五 是要有序。有序就是有條理的意思,也就是如何安排擺布文件內容的問題。包括如何開頭與結尾,如何安排層次與段落,如何進行過渡與照應等。就象漢字的筆畫都 一樣,但結構搭配不同給人的感覺不一樣。書法家寫出的就是藝術,我們一般人寫出來就是涂鴉。可見,結構安排非常重要,結構安排得當,有助于突出主題,使文 件成為一個有機的整體。仔細研究一些文件,能夠發現其中一些比較固定的模式。比如說,一篇公文,先講開展此項工作的重要性,再講指導思想,總體要求和目標 任務,接下來講是對開展某項工作的具體論述,最后講加強組織領導。當然文無定法,無論如何寫,結構上如何安排,在邏輯上都要讓人覺得是合理的。比如有的稿 子前面講了提高認識的內容,后面加強領導時再講高度重視,就不宜重復。有的文件把具體議程寫在會議通知里面,也不合適。

六 是要莊重。公文有法定的權威性和約束力,語言的莊重,正是公務活動公正立場和嚴肅態度的體現。體現公文語言的莊重,注意一方面用語語氣堅定,言辭有力,態 度嚴肅,斬釘截鐵,字里行間透出權威性和莊重感,使受文者聞之肅立,聞者足戒。另一方面應盡量使用規范的書面語言。應該以典型的書面語體為主,不宜使用方 言士語和口語。口語是生活中的語言,比較簡短、活潑,不夠文雅、莊重。書面語言是在口語的基礎上加工而成的,比口語更加鄭重。兩種語體沒有高低之分,公文 寫作不宜使用口語。此外,還要注意使用約定俗成的固定詞語和句式。這些詞語用途穩定,約定俗成,有助于應用文語言的準確和簡練。

七 是要周密。公文具有法定的效力,是要用來執行的。必須十分貼切、準確地體現發文機關的意圖,不能有漏項,丟三落四,讓執行的人不知所措。如何解決這個問 題?要對公文內容涉及的方方面面,都要考慮周全,甚至有些不一定寫到文件里的特殊情況都要提前有所謀劃、準備。不能想到那里說到那里,比如說起草會議通 知,往往涉及到十多個方面的內容,如會議的名稱、地點、日程、參加人員(規格、名額),報道時間、地點、要求(如是否攜帶材料),聯系方式、食宿安排等 等,這一系列事情考慮全面后再發,否則就可能一而再、再而三發補充通知。因此,起草文件時要超前考慮,認真細致,嚴謹周密,盡量不要出現類似問題。

八是要簡潔。就是盡可能用比較少的語言表達豐富的內容,這樣既節省寫作時間,也節約閱讀時間,有利于提高工作效率。尤其當前,各項工作任務重、頭緒多,行文簡潔值得提倡。某省商業集團公司給省政府報告年度工作總結,只用了500個 字,受到了省領導的表彰。國外臺灣、香港、日本的公文都比較簡短,有的沒有開頭,沒有結尾,只寫事由,寫送給誰,什么事,聯系人,事情說完了,就結束了。 這種做法值得借鑒、學習。文山削不平,會海填不滿,現在各級領導同志案頭文件太多,如果能從篇幅上先減一減,也是一個不錯的嘗試。文件要寫得簡潔,就得去 掉那些可有可無的空話、套話,去掉不必要的穿靴戴帽。再有就是不記流水帳,不搞大而全、小而全,該詳則詳,該略則略。

三、帶著鐐銬跳舞

公 文由于其重實用講效率,為了方便、快捷、有效地辦理事務,形成了自身特有的、相對固定的制發程序和寫作格式。國家行政機關公文格式的統一規定為:“公文一 般由發文機關、秘密等級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送機關、印發機關和時間等十幾個部 分組成。”上述各項在文稿中的位置是確定的,就是用紙、書寫、裝訂也都有統一規定。起草好公文,必須裝在這個“框框”里。就象寫律詩、填詞牌一樣,字數、 韻律、曲調都規定定好了,無論什么內容,都要按規定好的格式來寫。用“帶著鐐銬跳舞”比喻公文的寫作也是非常貼切的。公文的格式就是外在的形式,公文內容 需要這個固定的格式來體現,內容與格式是公文有機整體不可分割的兩個方面,格式不規范的公文不是一篇完美的公文。因此,起草、印發公文一定要遵守好這個格 式,這個體式有一套國家標準,這里不再詳述。(閆訓立)

 
 
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