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關于如何提高財務工作效率的幾點建議
文章出處:  文章作者:  添加時間:2018-06-05 10:10:36  點擊次數:
 

     摘要:筆者從事財務工作近十年,長期負責單位會計核算、國庫支付等會計工作,所在單位執行事業單位會計制度,有較完善的財務管理信息系統軟件,預算管理、資產管理、資金管理、國庫支付等。系統軟件層層銜接,互相聯系,人員配備齊全,財務管理體系相對健全。但每逢月初、月末,特別是年末,利用假期進行財務結賬、決算、報表、建賬等早已成為常態。因此,如何提高事業單位財務管理工作效率是當前急需解決的問題。

關鍵詞:事業單位;工作效率;信息化;無紙化;業務流程

引言:2013年相繼出臺了新的《事業單位會計制度》、《事業單位會計準側》、《事業單位財務規則》以及水利部預算管理三項機制,事業單位伴隨新制度的出臺,財務管理方法、方式的改革迫在眉睫,以往的會計核算方式、方法也已不能滿足新制度的變化。《事業單位財務規則》中,明確提出事業單位財務管理的主要任務是:①合理編制單位預算,嚴格預算執行,完整、準確編制單位決算,真實反映單位財務狀況;②依法組織收入,努力節約支出;③建立健全財務制度,加強經濟核算,實施績效評價,提高資金使用效益;④加強資產管理,合理配置和有效利用資產,防止資產流失;⑤加強對單位經濟活動的財務控制和監督,防范財務風險。財務管理工作要圍繞這個任務轉換財務管理工作方法方式,以達到提高財務工作效率。

一、財務管理工作現狀及問題分析

(一)財務人員專業素質有待提高

一是部分事業單位財務人員專業性不強、理論基礎較弱;二是有專業知識的新進財務人員,理論水平雖然較高,但缺乏工作經驗且工作適應期相對較長;三是針對財務人員進行的專業培訓、教育較少,以至于新政策、新理念無法得到較好貫徹落實。

(二)部門之間的配合有待加強

當前,不少單位都存在一個普遍現象,就是從事財務工作人員與相關部門人員溝通不暢,部門之間協調欠佳,致使財務工作開展不夠順暢,降低了財務工作效率。特別是近幾年,隨著水利部預算管理三項機制的深入實施和財政支出管理體制改革的快速推進,部門之間的配合顯得更為重要,部門預算、國庫集中支付和政府采購等工作的開展都離不開部門之間的相互配合。

(三)財務流程不明確

財務流程是指財務部門為實現財務會計目標而進行的一系列活動。它包含數據的采集、加工、存儲和輸出,是連接業務流程和管理流程的橋梁。因此,財務流程的設計思想、數據采集效率、加工的正確性和有效性,將直接關系到財務管理活動的質量和效率。

目前,部分單位的財務管理流程仍有待健全及完善,具體表現為:業務管理流程單一、規范性文件較少、缺乏統一的財務管理運行標準等。

(四)信息化不普遍

隨著科學技術的日新月異,信息技術在工作中的應用尤為重要,這要求我們更加精確的上報財務數據。傳統的手工記賬已經不能在有效的時間內處理、分析財務數據。手工記賬數據量大,容易出錯,不能自動生成分析數據,自從有了電子記賬后,財務人員的工作效率得到很大提高。但緊緊是財務系統的信息化是遠遠不夠的,資金的收付、一些查詢工作等同樣需要信息化的技術來提高效率、提高質量。

二、如何提高財務管理工作效率

(一)加強業務知識培訓

要想做好財務工作,繼續教育是關鍵。財務人員需不斷學習財務知識,來加深理論修養。如定期或不定期的邀請專家、老師或身邊的“老財務”對財務人員進行培訓。近幾年,我們的上級黃河水利委員會,先后組織了兩次財務人員業務知識能力競賽,效果就很好。各單位都組織了一些不同形式的輔導,財務人員通過自學、輔導、培訓、層層篩選等每個環節,對自身的業務能力都有一個很大的提高。

(二)優化部門之間協調機制

在通常情況下,需多部門之間配合完成的事宜,一般由主管部門請示分管領導→分管領導分別通知有關科室負責人→科室負責人通知科室有關人員后→主管部門承辦人再聯系相關科室協辦人來共同完成,這樣的協調是不是顯得非常繁瑣。為此,可探索建立專題財務工作領導小組,根據單位年度財務工作計劃和重點,年初成立若干個財務工作領導小組,如預算管理、政府采購、國庫集中支付、往來賬款清理等領導小組,有相關部門人員組成,做到分工明確,責任到人,在實際運行中,主管部門承辦人可直接協調小組成員,以節省中間協調環節。其次,提高財務人員的綜合協調能力,財務部門既是一個服務窗口,又是一個涉外窗口,財務工作涉及面寬,綜合性強,具有較強的組織指導職能協調作用。為此,財務人員必須加強業務知識學習,提高自身綜合素質,以具備較強的綜合協調能力。

(三)優化工作流程

1、先付款后做憑證(先款后單)

所謂先款后單是在款項支付以后在填制好記賬憑證,而不是企業上運用的方法,先單后款。這區別在于,企業的會計核算用的是權責發生制,而事業單位用的是收付實現制,權責發生制和收付實現制來確定收益和費用的標準是不一樣的,權責發生制是按照收益、費用是否歸屬本期為標準來確定,收付實現制是按照收益、費用是否在本期實際收到或付出為標準確定。

先款后單使入賬的資料更加齊全,若是先單后款,往往銀行的回單等附件不全,導致附件張數記錄不準確。

先款后單的記賬日期與銀行一致,月底財務賬目與銀行對賬單容易核對,避免未達事項,減少填制銀行存款余額調節表。也容易及時發現財務記賬憑證填制錯誤。

款后單起到互相監督、二次審查的作用。記賬人員告知出納支出款項,記賬人員再次核對填制記賬憑證,出納人員在進行銀行確認。

先單后款要求出納和會計做好銜接。要及時、多次互傳憑證、單據,互相理解。

2、合理規劃

美國的管理學家科維提出的一個時間管理的理論,把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行了劃分,基本上可以分為四個“象限”:

1)既緊急又重要(2)重要但不緊急(3)緊急但不重要(4)既不緊急也不重要。

處理順序為:既緊急又重要的→重要但不緊急的→緊急但不重要的→既不緊急也不重要的。

合理規劃工作時間,處理好工作與個人,上級與下級,內部與外部。財務部門是一個服務部門,每到月底、年底,支付進度節點,前來報銷的人絡繹不絕,有時上級安排任務調制一系列報表,領導安排一項緊急任務,一個人幾頭忙,我們要學會把這幾類工作分類,哪些事緊急不可耽誤的,哪些事可以暫緩,哪些重要,哪些不重要,分類處理,各不耽誤,把熱情的態度,優質的工作呈獻給對方。

(四)編制流程圖

編制流程圖是最簡單明了的向對方解釋工作流程的一種方式。財務人員重復的解釋,對方未必能明白,一張圖就能表達清楚。例如我局財務審批程序可編制為:提供相關發票報財務人員審核→相關部門領導簽字→大于等于5000元需要一把手簽字→5000元以下的分管領導簽字→財務負責人簽字→財務人員審核報銷→經辦人員簽字→出納支付款項,一張圖下來,形象直觀,各種操作一目了然,便于理解。

(五)辦公無紙化

“無紙辦公”這個隨著信息化技術和現代化技術的進步出現的新型辦公方式正在改變著人們工作的方式,它減少了紙張的浪費,提高了人們的環保意識,最重要的是提高工作效率。

以財務部門為例,財務部門需要填制各類單據,像是差旅費報銷單,管理段(基層單位)審批單、收料(領料)單、各類結算單。比如差旅費報銷單,可以用EXCEL制作成表格,設置相關格式和公式,費用=人數*天數*標準,類似于填制支票。這樣較少填報錯誤也提高了效率。

對單據的審批運用電子簽章,發生報銷業務時,經辦人員通過電子發票交于會計人員審核,審核通過后,經辦人員電子手寫簽名后傳給部門負責人,審核簽字后在傳給分管財務領導簽字,最后在傳給財務負責人簽字,通過一系列審批流程,財務審核無誤做賬。在電腦上設業務提醒,被領導及時處理。

(六)工作信息化

單位信息化是否普遍性是衡量單位工作效率最主要的標準,自2015年底開始,新的財務管理信息系統上線以后,將財務管理系統、預算管理系統、資產管理系統等等全部整合到一個財務管理信息系統中,精簡了工作流程,整合了數據,方便填報、查詢。開通網銀后,出納人員不用天天跑銀行,以往,不管是下雨下雪,大風大霧,出納人員都必須去銀行辦理業務,自從公車改革后,出納人員更是騎著自行車提現金,增加了安全隱患。網銀對資金管理、收付,對賬等方面,能更及時的處理相關業務,減少退票,發生支付錯誤時,也能及時發現錯誤并修改。

總結:事業單位近幾年財務上發生較多變革,這需要財務人員必須加強理論學習,從學習中找出不足,從實踐中找出經驗,高效的從事財務工作,使自己在財務工作中找到自己價值。(蘭瑞)

參考文獻:

[1]李建英.《財務流程梳理—高效財務流程再造之重點》[J].《現代經濟信息》,2011,11.

[2]何偉,范治勇,曹金龍.《收付實現制和權責發生制的區別》[J].《農村財務會計》,2015,7.

[3]張愛景.《淺談時間管理》[J],《西部大開發(中旬刊)》,2013,3.

 
 
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